残業代請求の弁護士コラム

事務職の残業代、残業時間が短くても貰える? いくら貰えるか知る方法

2021年11月09日
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事務職の残業代、残業時間が短くても貰える? いくら貰えるか知る方法

事務職では、長時間ではないけれど、毎日のように残業時間が発生していることがあります。

しかし、会社から「30分未満の残業は残業代を支払わない」「テレワークには残業代はない」などと言われてしまい、残業代を請求することを諦めている方も多いのではないでしょうか。

今回は、事務職でサービス残業に悩んでいる方に向けて、残業代が発生する条件と支払いルール、証拠集めなど未払い残業代を請求する方法について、弁護士がわかりやすく解説します。

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1、事務職で発生しやすい未払い残業代の例

まずは、事務職で未払い残業代が発生しやすい例について解説します。

  1. (1)短時間のサービス残業が習慣になっている

    事務職では、毎日30分から1時間程度、少しずつ残業することで、定時までに終えられなかった業務を遂行していることがあります。また、朝礼や制服の着用、清掃のために、始業開始前に出勤することを会社から命じられているケースもあるでしょう。

    そのような残業に対して会社側は「給料の中に残業代が含まれている」「就業規則に15分未満の残業には残業代は発生しないと定めている」など、さまざまな理由で残業代の支払いを拒否することがあります。

    恒常的にサービス残業が発生している場合、未払いの残業代はどのくらいになるのでしょうか。


    事例
    月額給与25万円の事務職の方が毎日1時間の残業をしている場合の例をみてみましょう。

    事例の労働条件・状況
    • 月額給与:25万円(うち、通勤手当・住居手当などの諸手当5万円)
    • 勤務時間:9時から18時(休憩1時間)
    • 実労働時間:8時30分~18時30分(残業1時間)
    • 月の勤務日数:22日
    • 1か月の平均所定労働時間:168時間

    基礎時給
    (月額給与-諸手当)÷1か月の平均所定労働時間=(25万円-5万円)÷168時間=1190円

    1か月の残業代
    1190円(基礎時給)×1.25(割増率)×1時間×22日=3万2725円

    1年間の残業代
    3万2725円(1か月の残業代)×12か月=39万2700円

    1日あたりの残業時間が短くても、「塵も積もれば山となる」という言葉があるように、1年を通してみればまとまった時間になり、未払い残業代の額もかなりの額になることがおわかりいただけるでしょう。

  2. (2)テレワークでは残業代が出ないと言われた

    働き方改革の推進や新型コロナウイルスの感染拡大防止のために、テレワークを導入する会社が増加しています。
    テレワークであっても労働基準法が適用されるので、会社は労働時間管理を適切に行い、残業が発生した場合には残業代を支払う義務があります。

    客観的にみて「会社の指揮命令下」において残業を行ったとみなされる状況であれば、残業代が支給されます。たとえば、事前に上司に申告し、残業の許可を得た場合です。

    またテレワークを導入している会社では、WEB勤怠管理システムやチャットなどを利用して、始業・終業の報告や勤務時間中の業務連絡などを行うというルールを決めている場合があります。会社が決めたルールを守って業務を行っていれば残業代を請求できる可能性が高いでしょう

    会社が労働時間管理を行っていない場合でも、パソコンのログ、メール・チャットのやりとりなど、残業を行ったことを推認できる証拠があれば残業代を請求できる可能性があります。

    ほかには、定時では終えることができない業務を課され、残業しなければならない状況になった場合も、会社の指揮命令下の労働と評価できる限り残業代の支払対象になります。
    この場合は上司からの業務命令の記録などを残しておくとよいでしょう。

    テレワークの残業代については、詳しくはこちらをご覧ください。

2、残業代が発生する条件と、残業時間の計算単位

残業代は、労働基準法が定めるルールに基づいて支払われなければなりません。

  1. (1)労働基準法に基づく残業代の支払いルール

    労働基準法は、個別の労働条件や就業規則などで定められたルールよりも優先されます。
    つまり会社は、労働基準法で定められたルールにしたがって給料や残業代を支払う義務があります。

    労働基準法第32条は、法定労働時間を「1日8時間、1週間40時間」と定めています。また、同法第37条は、会社が法定労働時間を超えて労働者を働かせる場合には、割増賃金を支払わなければならないと定めています。

    このルールは、正社員だけでなく、派遣社員や契約社員、パート、アルバイトなどの雇用形態、月給や日給、時給などの給与形態にかかわらず、一律に適用されます。

    あらかじめ固定残業時間分に対する残業代が給与に含まれている「みなし残業制度」の場合であっても、固定残業時間を超えて働いた分の残業代が追加で支払われる必要があります。

    みなし残業制度については、詳しくはこちらをご覧ください。

  2. (2)10分の残業にも残業代は発生する

    先ほども述べたとおり、会社の指揮命令下の労働と評価できる限り残業代の支払対象になりますので、たとえ10分の残業であっても、会社はその残業に対して賃金を支払わなければならないのです。

    たとえば就業規則などで「1日あたり30分未満の残業時間は切り捨てる」というルールを定めている会社がありますが、これは違法です。

    ただし、給与計算事務を簡略化するために残業時間を1か月分まとめて集計し、30分単位で四捨五入することは、厚生労働省の通達で認められています。

3、今からでも払ってもらえる? 未払い残業代の請求方法

未払い残業代を会社に払ってもらうためには、どうすればよいのでしょうか。
未払い残業代を請求する方法について解説します。

  1. (1)証拠を集める

    未払い残業代を請求するために、まず、未払いの残業代が存在することを示す証拠を集めます。
    証拠は大きくわけて、次の3種類です。

    • ① 労働契約・条件の内容を示す証拠
    • ② 残業時間を示す証拠
    • ③ 業務命令があったことを示す証拠

    特にテレワークにおける残業では、「②残業時間を示す証拠」「③業務命令があったことを示す証拠」を集めることが重要です。

    具体的には、次のようなものが証拠となる可能性が高いでしょう。

    証拠の具体例

    ① 労働契約・条件の内容を示す証拠
    雇用契約書・労働条件通知書・就業規則・賃金規程・給与明細など

    ② 残業時間を示す証拠
    • タイムカード・出勤簿・シフト表
    • 業務日報
    • 入出館記録
    • Web勤怠管理システムのデータ
    • チャットやメールによる勤怠報告の記録
    • 仕事用のパソコンのログイン・ログアウトの記録
    • 交通ICカードのデータ
    • 勤務時間を記録した自筆のメモ・手帳など

    ③ 業務命令があったことを示す証拠
    • 残業申請書
    • 上司からの仕事の指示がわかるもの(メール・チャット・メモなど)
  2. (2)弁護士や労働基準監督署に相談・会社と交渉

    未払い残業代の請求を考えたら、まずは弁護士に相談しましょう。
    弁護士は依頼者の代理人として、会社と交渉します。

    また、労働基準監督署に相談することもできます。
    労働基準監督署は、会社が労働基準法などを遵守しているかをチェックする行政機関です。違法性を示す証拠があれば立ち入り検査を行い、是正勧告を行います。

    しかし、是正勧告には強制力はなく、是正勧告を受けても会社が未払い残業代を支払わない場合があります
    また、労働基準監督署が労働者の代理人として残業代請求を行うことや、裁判所のように、残業代の支払いを命ずる判決等を下すこともできません

  3. (3)残業代請求の「時効」には注意!

    未払い残業代の請求には「時効」があります。
    この時効を過ぎてしまうと、残業代の請求ができなくなってしまいます

    未払い残業代などの賃金請求権の時効は、民法改正(令和2年4月1日施行)にともない従来の2年から5年に延長されました。

    しかし、経過措置として当分の間は「3年」となっています。
    令和2年4月1日より前の残業代の時効(支払日が3月31日以前のもの)は2年、4月1日以降の残業代の時効(支払日が4月1日以降)は、3年となります。

    時効の起算点(時効の期間のカウントを始める日)は、支払日の翌日です。
    たとえば、令和2年2月10日が支払日であった場合は2年後の令和4年2月10日、令和2年5月10日が支払日であった場合は、3年後の令和5年5月10日が経過した時点で時効が完成します。

    残業代の時効について、詳しくはこちらのコラムで解説しています。
    2020年4月から、残業代請求の時効が3年に!残業代請求どう変わる?

4、「証拠がない」「会社との関係悪化が気になる」などの不安は弁護士へ相談を

未払い残業代を請求したくても、「証拠の集め方がわからない」、「会社から配置転換などの嫌がらせを受けないか不安」などの悩みを抱えている方は、まずは労働問題の解決実績豊富な弁護士に相談してみましょう。

弁護士は次のようなサポートができます。

弁護士ができるサポートの例
  • 有効な証拠の集め方について、適切なアドバイスができる
  • 証拠に基づき、請求するべき未払い残業代を正確に計算できる
  • 会社との交渉に会社の顧問弁護士が出てきても、対等に交渉できる
  • 会社との関係を悪化させないように、またできる限り労働審判や裁判とならないように慎重に会社と交渉できる
  • 労働審判や裁判となった場合でも最後までサポートできる
  • 自分で請求する場合よりも時間や労力を削減できるだけでなく、精神的な負担も軽減できる

5、まとめ

サービス残業で悩んでいる事務職の方に向けて、残業代が発生する条件や支払いルール、未払い残業代の請求方法などについて解説しました。

残業代の請求には時効があります。未払いの残業代があると感じている方は、少しでも早く労働問題の解決実績豊富なベリーベスト法律事務所にご相談ください。
証拠集めのアドバイスから会社との交渉、労働審判・裁判まで、弁護士がサポートします。

  • この記事は公開日時点の法律をもとに執筆しています

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